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Manual Excel

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INTRODUCCIÓN

Excel es una planilla de cálculo. Sirve para hacer planillas cuyos datos pueden relacionarse a través de operaciones matemáticas. Nos vamos a ocupar del manejo de este tipo de planillas. Vamos a comenzar con un ejemplo simple y luego avanzaremos hacia casos más complejos

UN CÁLCULO SIMPLE

La planilla de la Figura 1 muestra el caso más simple de planilla de cálculo. Permite calcular la existencia actual de un artículo sabiendo cuánto había antes, cuanto entró y cuánto salió.

figura1.bmp.jpg

Aunque es muy sencilla, esta planilla tiene todos los elementos de una planilla de cálculo:

·En la primera fila y en la celda A2 hay datos tipo texto, palabras.

·En las celdas B2, C2, y D2 hay datos numéricos.

·En la celda E2 hay una fórmula.

La fórmula de la celda E2 es lo que hace que esta planilla sea una planilla"de cálculo". La cantidad que aparece en esta celda la calcula automáticamente el programa. Vamos a detenernos en esto.

Las fórmulas

Si quisiéramos calcular "a mano" la existencia actual con los datos que aparecen en la Figura 1, tendríamos que hacer la siguiente cuenta:

450 (anterior) + 100 (entrada) - 275 (salida)

La fórmula que, escrita en la celda E2, hace esta operación es:

=B2+C2-D2

De modo que, donde la fórmula dice B2 más C2, Excel entiende que debe sumar el valor que hay en B2 más el valor que hay en C2. El signo = inicial es lo que indica al programa que debe hacer el cálculo. Cuando en una fórmula aparecen las coordenadas de otra celda, se dice que hay una referencia a esa celda. La fórmula anterior contiene, entonces, referencias a otras tres celdas.

RECÁLCULO AUTOMÁTICO

Automáticamente, la celda E2 mostrará el nuevo saldo. Esto es lo que se llama "rectángulo automático" de la planilla: cuando se modifica algún dato, se actualizan todos los datos que dependan de él.

OTRAS OPERACIONES

Además de los signos + y - para sumar y restar, valen también los siguientes signos aritméticos:

Podríamos detenernos acá en las operaciones cosméticas que hacen que una planilla se vea mejor. Pero lo dejamos para más adelante. El objetivo es entender cómo se arman y funcionan las planillas de cálculo.

Sigamos, pues, con ejemplos más complejos.

ENTENDIENDO LAS FÓRMULAS

La planilla de la Figura 2 es más o menos como la de la Figura 1, pero extendida a toda una lista de artículos.

figura2.bmp.jpg

Figura 2. Una planilla como la de la Figura 1, pero extendida a varios artículos.

Efectivamente la fórmula para el cálculo de las existencias actuales no hay que escribirla tantas veces como artículos haya. Se escribe una sola vez y se extiende al resto de la columna:

figura3.bmp.jpg

Figura 3. La cruz fina: el puntero de estirar

Esto, que se tarda mucho más que contarlo que en hacerlo, es lo que llamamos "extender una fórmula". En el capítulo 3 hablamos más en detalle de esta operación y de sus variantes, pero el uso principal es el que acabamos de contar.

CÓMO ES UNA FÓRMULA ESTIRADA

¿Por qué funciona esto? ¿Cómo es que una fórmula en E2 puede aplicarse al resto de la columna? Es muy facil.

 La fórmula que escribimos en E2 es =B2+C2-D2.

 La fórmula que apareció en E3, luego de estirar, es = B3+C3-D3.

Ambas fórmulas tienen la misma "forma": la primera hace con los datos de la fila 2 lo mismo que la segunda con los datos de la fila 3. Para decirlo más técnicamente, los datos de la primera fórmula ocupan la misma posición relativa que los datos de la segunda. Cuando se estira una fórmula, Excel ajusta las referencias a las celdas para mantener estas posiciones relativas.

En la mayoría de los casos se da esto: las fórmulas a lo largo de toda una fila o toda una columna se pueden obtener escribiéndolas una sola vez y luego extendiéndolas con el puntero de estirar. Sin embargo, hay por lo menos una excepción y es la que se explica en el siguiente ejemplo.

Consideremos, por ejemplo, el cálculo de la comisión de Pérez. Hay que multiplicar la cifra de sus ventas, que está en B4, por el porcentaje que aparece en B1. De acuerdo con las reglas que dimos más arriba. Esta fórmula, que se escribe en C4, debe ser: =B4*B1. Recordamos:

 Las fórmulas deben comenzar con el signo.

 El asterisco se usa para multiplicar.

Ahora extendemos esta fórmula como hicimos antes.

OTRO EJEMPLO - LA SUMATORIA

La planilla de la Figura 4 también necesita el uso de las direcciones absolutas. Pero aparece una formula nueva: la sumatoria.

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Figura 4. Esta planilla usa una fórmula especial para el cálculo del total: la sumatoria.

Comenzamos escribiendo los datos tipo texto y los valores de la columna B, exceptuando el total. Éste lo ingresamos mediante un procedimiento especial:

1. Seleccionamos, arrastrando el mouse, el rando B2:B8. Es de-cir, los valores a sumar y una celda más para alojar el total.

2. Hacemos un clic en el botón Autosuma (Figura 5).

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Figura 5. El botón Autosuma. Sirve para calcular totales

Luego de esto debe aparecer una fórmula en la celda B8, la última celda seleccionada. Ésta fórmula es una sumatoria (Figura 6), una de las muchas funciones especiales que incluye Excel.

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Figura 6. La función sumatoria que calcula el total.

Ahora hay que escribir una fórmula adecuada que diga qué porcentaje del total de gastos representa cada uno. Es fácil en la celda C2 debe ingresarse esta fórmula: =B2/B8, que calcula la relación entre el primer gasto (B2) y el total (B8). Esta fórmula debe extenderse ahora a toda la columna:

El resultado será lo que aparece en la Figura 7, si creía que algo no estaba del todo bien, tenía razón.

figura7.bmp.jpg

Figura 7. La planilla, luego de extender la fórmula que calcula el porcentaje. Algo no salió bien.

Efectivamente, en la familia de copias que se pretende obtener, cada fórmula divide un gasto distinto (el día de cada mes). Pero todos estos gastos deben dividirse por el mismo total. Debió haberse colocado en signo $ para fijar la coordenada del gasto total. La fórmula correcta esa ésta: =B2/B$8.

Hecha la modificación en la celda C2, debe repetirse la esténsión al resto de la planilla. Ahora, ésta deberá verse como en la Figura 8. Mucho mejor, pero no tan elegante como en la planilla de la Figura 4. Vamos a ocuparnos de eso.

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Figura 8. La planilla, luego de extender la nueva fórmula de porcentaje.

LIBROS DE MUCHAS HOJAS

El Maximo de complejidad en planillas de cálculo aparece en la Figura 9. Más que de plantillas, podríamos hablar de libros de cálculo. Efectivamente, los archivos de Excel pueden considerarse como libros de muchas páginas. Cada página es una planilla, independiente o no de las demás. Al pie de cada hoja, unas solapas como las de una agenda telefónica permiten pasar de una planilla a la otra (Figura 10).

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Figura 9. Esta planilla está formada, en realidad, por muchas hojas.

figura10.bmp.jpg

Figura 10. Haciendo un clic en alguna de estas solapas se pasa a la página correspondiente de una planilla multihoja.

Libros como éste permiten manejar en un solo "paquete" juegos de planillas afines: planillas correspondientes a distintos centros de costos, a distintos clientes, a distintos meses, etc.

Para poder manejar libros de muchas hojas hay que saber una sola cosa: como se escribe una referencia "tridimensional". Ocurre que ahora no basta con designar a una celda indicando su fila y su columna. Hay una tercera coordenada: la hoja a la cual pertenece. Veamos en qué consiste esto.

Las planillas de la Figura 9 se arman tan fácilmente como cualquier otra de las que ya hicimos. Hasta donde se ve en la figura, cada planilla es independiente de las demás, salvo por el hecho de que comparten la misma estructura.

Sin embargo, podemos imaginar una cuarta planilla en el mismo paquete. La planilla de la Figura 11 permite consolidar la información de las otras tres.

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Figura 11. Esta cuarta planilla se forma con algunos datos de las tres planillas de la Figura 9.

Para armar esta cuarta planilla comencemos escribiendo los textos: el título general y los nombres de los meses. Luego, en la columna B, hay que escribir los totales de gastos que aparecen en las celdas B7 de cada una de las otras tres hojas. Aquí es donde entran las referencias tridimensionales.

1. Poner el cursor en la celda B4 de la cuarta hoja.

2. Escribir el signo = (después de todo, estamos escribiendo una fórmula).

3. Hacer un clic en la solapa correspondiente a la hoja de Enero.

4. Hacer un clic en la celda B7 (el total) de esta hoja.

5. Apretar Enter (Enter, ningún clic).

Si todo salió bien, en la celda B4 de esta hoja deberá aparecer la referencia tridimensional (Figura 12). Están las tres coordenadas: hoja-columna-fila. Entre el nombre de la hoja y la letra de la columna aparece un signo de admiración. Es la forma en que Excel separa esas dos coordenadas.

figura12.bmp.jpg

Figura 12. Así es una referencia tridimensional.

Las fórmulas con referencias tridimensionales funcionan como cualquier otra: si cambiamos alguno de los costos en las planillas mensuales, se modifica automáticamente el total del mes corres-pondiente y, a través de la referencia tridimensional, varía también el valor, tal como aparece en la cuarta hoja.

ALGUNAS OPERACIONES EN LIBROS DE MUCHAS HOJAS

Los libros de muchas hojas admiten algunas operaciones especiales. Por ejemplo:

Cambiando el nombre de la hoja

En principio, las hojas se llaman Hoja1, Hoja2, etc. Estos nombres pueden cambiarse:

1. Hacer dos clics rápidos sobre la solapa de la hoja cuyo nombre se quiera cambiar. El nombre se pintará de negro (Figura 13).

2. Escribir el nuevo nombre.

3. Hacer un clic fuera de los límites de la solapa.

figura13.bmp.jpg

Figura 13. Haciendo doble clic sobre la solapa se pinta de negro el nombre actual de la hoja y tenemos la oportunidad de escribir otro.

Si el nombre figura en una referencia tridimensional, ésta cambiará automáticamente.

Agregar una hoja nueva

Independientemente del número de hojas que tenga un libro, siempre se puede agregar una más:

1. Ubicarse sobre la hoja siguiente a la que se quiera agregar. Las nuevas hojas siempre se insertan por delante de la hoja actual.

2. Tomar las opciones Insertar, Hoja de cálculo.

Aparecerá entonces una nueva hoja. El nombre que haya recibido ésta puede luego cambiarse, tal como se explicó antes.

Eliminar una hoja

Como es fácil sospechar, si se pueden agregar nuevas hojas a un libro, también se las puede eliminar:

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Figura 20. Antes de eliminar una hoja, Excel advierte de que sus datos se perderán en forma definitiva.

La hoja desaparecerá del libro. La advertencia de la Figura 14 se debe a que la eliminación de una hoja es una operación que no puede deshacerse mediante las opciones Edición, Deshacer.

COPIAR Y MOVER LOS DATOS

Cuando estamos armando una planilla es muy común que tengamos que copiar o mover un dato, duplicarlo o cambiarlo de lugar. Para esto hay dos técnicas bien distintas. Como no es fácil decidir cuál de las dos es mejor, explicaremos ambas.

LA TÉCNICA DE "CORTAR Y PEGAR"

En la planilla de la Figura 15 tenemos un dato "corrido". Vamos a llevar el texto de la celda C5 a la B5.

figura15.bmp.jpg

Figura 15. En esta planilla movemos el dato de la celda C5 a la B5.

Cortar / Pegar

1. Ponemos el cursor en la celda que contiene el dato a mover. O sea, en la celda C5.

2. Tomamos las opciones Edición, Cortar.

3. Ponemos el cursor en la celda adonde queremos llevar el dato. O sea, en la celda B5.

4. Tomamos las opciones Edición, Pegar.

Tras estas operaciones, el dato que estaba en la celda C5 deberá aparecer en B5.

 

Explicación: el portapapeles

Cuando tomamos las opciones Edición, Copiar., estamos cortando el dato de la celda actual y llevándolo a un lugar aparte llamado portapapeles. Cuando tomamos las opciones Edición, pegar, estamos pegando en la celda actual el dato que acabamos de poner en el portapapeles.

 

COPIAR VS CORTAR

Si en el paso dos tomamos las opciones Edición, Copiar (en vez de Cortar), estamos poniendo dato en el portapapeles sin retirarlo de la planilla; como si le estuviéramos tomando una foto. Cuando luego tomamos Edición, Pegar, estamos poniendo el dato en la nueva celda mientras el otro todavía está en la celda original. Estamos duplicando el dato. Es decir que:

Cortar + Pegar = mueve

Copiar + Pegar = repite

 

El portapapeles no es una parte de Excel sino de todo Windows. Luego de poner un dato en este portapapeles (con las opciones Edición, Copiar o Edición, Cortar), el dato está disponible para todos los programas de Windows. Así, podemos poner en Word una tabla de Excel o en Excel un dibujo de Power Point.

ATAJOS

Las opciones de Cortar, Copiar y Pegar pueden hacerse también desde el teclado o con los botones de la Figura 16.

figura16.bmp.jpg

Figura 16. Estos tres botones remplaza, respectivamente, a las opciones de Cortar, Copiar y Pegar.

Una variante

Cuando llega el momento de "pegar" el dato en su dirección de destino (tanto al copiar como al mover), hay otra posibilidad: apretar simplemente la tecla Enter.

El procedimiento completo sería así:

1. Ponemos el cursor en la celda que contiene el dato a mover.

2. Tomamos las opciones Edición, Cortar.

3. Ponemos el cursor en la celda adonde queremos llevar el dato.

4. Apretamos la tecla Enter.

LA TÉCNICA DE "AGARRE CON EL MOUSE"

También podemos mover usando el mouse, sin recurrir al menú. Es muy fácil, aunque requiere algo de pulso. Vamos de nuevo con el ejemplo de la Figura 15:

1. Ponemos el cursor en la celda que contiene el dato a mover. O sea, en la celda C5.

2. Apoyamos el puntero de modo que el centro de la cruz gruesa toque los bordes de la celda. Debe aparecer una flecha.

3. Apretamos el botón del mouse y lo mantenemos así.

4. Bajamos el puntero hasta la celda adonde queremos llevar el dato. O sea, hasta la celda B5.

5. Soltamos el botón.

Esta operación es muy sencilla: simplemente tomamos el dato y lo llevamos adonde queremos. Y funciona en forma parecida en otros programas. Por ejemplo, podemos mover un párrafo en Word, duplicar una tabla en Access o copiar una imagen en Power Point.

 

COPIAR CON EL MOUSE

Esta técnica de agarre con el mouse también sirve para copiar (repetir un dato). Por ejemplo, tenemos un dato en A2 y queremos que aparezca también en C4:

Paso a paso

1. Ponemos el cursor en la celda que contiene el dato a mover. O sea, en la celda A2.

2. apoyamos el puntero de modo que el centro de la cruz gruesa toque los bordes de la celda.

3. Apretamos el botón del mouse y lo mantenemos así.

4. Bajamos el puntero hasta la celda donde queremos copiar el dato.

5. Apretamos la tecla Control y la mantenemos así.

6. Soltamos el botón.

7. Soltamos la tecla control.

 

Es decir, todo consiste en mantener apretada la tecla control antes de soltar el botón del mouse. Nos damos cuenta del efecto de la tecla Control porque, mientras la estamos apretando, aparece una crucecita (en realidad, un signo más) al lado del puntero. Esta cruz "avisa" que estamos copiando y no moviendo.

No importa cuándo apretamos la tecla. Lo que importa es que, antes de soltar el botón del mouse, esté apretada.

 

MOVER O COPIAR VARIOS DATOS A LA VEZ

Los ejemplos anteriores consistieron en mover o copiar el dato contenido en una celda individual. En el caso de mover todo un rango a la vez, tendríamos que, previamente, seleccionar ese rango. La técnica sería:

1. Seleccionar, arrastrando el mouse, el rango de datos a mover.

2. Apoyar el puntero del mouse de modo que el centro de la cruz gruesa toque el borde del rango seleccionado. Aparecerá la flecha.

3. Hacer un clic y mantener apretado el botón del mouse.

4. Llevar el rango al lugar deseado.

5. Soltar el botón.

Si antes de soltar el botón de mouse apretamos y mantenemos apretada la tecla Control, el rango seleccionado se copia en el lugar de destino.

EL MENÚ CONTEXTUAL

Veamos para que se usa el de la derecha:

Si hacemos clic sobre una celda, pero usando el botón derecho, aparece el menú de la Figura 17. Se llama menú contextual porque las opciones que muestra dependen de donde apoyamos el puntero, de donde hicimos clic. El menú que aparece en la figura 17 es el mismo que se ve cuando hacemos clic sobre una celda.

figura17.bmp.jpg

Figura 17. Cuando hacemos clic sobre una celda usando el botón derecho del mouse, aparece un nuevo menú.

Entre las opciones de este menú están Copiar, Cortar y Pegar. Son equivalentes a las opciones Edición, copiar; Edición, cortar, etc.

MOVER Y DUPLICAR UNA HOJA

En el capítulo anterior vimos un ejemplo de libros de muchas hojas. El puntero puede usarse también para mover una hoja dentro del libro. El procedimiento es bastante fácil de entender, si lo comparamos con el de mover una celda o rango de celdas:

1. Apoyar el puntero del mouse sobre la solapa de la hoja que se quiere mover.

2. Hacer un clic y mantener apretado el botón.

3. Sin soltar el botón, llevar la hoja a la nueva ubicación (Figura 18).

4. soltar el botón.

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Figura 18. Las hojas de un libro pueden moverse tomándolas con el mouse desde su solapa. Aquí, la Hoja1 está siendo colocada entre las Hojas 2 y 3

La hoja quedará en la posición en que la hayamos dejado. Es decir, las hojas se mueven tomándolas con el mouse, igual que las celdas o rangos (y que los naipes del solitario).

Si seguimos el procedimiento anterior, manteniendo apretada la tecla control la hoja quedará duplicada. Como en el caso de copiado de celdas, una cruz junto al puntero indica que la hoja está siendo copiada y no movida.

 

Otros usos del puntero

De modo que el puntero del mouse puede usarse para seleccionar un rango, para moverlo o para copiarlo. En el capítulo anterior vimos cómo usar el mouse para seleccionar un rango. Recién lo utilizamos para copiar o mover uno o más datos. Según el uso, el puntero cambia de forma: puede ser una cruz gruesa o una flecha. También conocemos otro puntero interesante: la cruz fina o puntero "de estirar". Lo usamos para repetir una fórmula muchas veces. Pero admite varios usos.

Veamos el caso más general. En la planilla de la Figura 19 hay un dato en la celda A1. Vamos a repetir este dato a lo largo de toda la columna:

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Figura 19. Un dato en una celda. Cuando apoyamos el centro de la cruz gruesa en el punto que hay en la esquina inferior derecha de la celda, el puntero se convierte en cruz fina.

1. Llevamos el cursor a la celda A1.

2. apoyamos el centro de la cruz gruesa en el punto que hay en la esquina inferior derecha de la celda. El puntero se convierte en una cruz fina (Figura 19).

3. Apretamos el botón del mouse y lo mantenemos apretado.

4. Sin soltar el botón, bajamos cinco celdas.

5. Soltamos el botón.

El dato que teníamos al principio se habrá repetido a lo largo de las cinco celdas (Figura 20). Por eso, a este puntero lo llamamos puntero "de estirar".

figura20.bmp.jpg

Figura 20. El puntero de estirar permite un dato a lo largo de un rango de celdas.

GENERAR SERIES

El puntero de estirar repite el dato, tanto si se trata de una palabra como de un número. Pero hay algunos casos especiales:

Si el dato que se estira termina con un número (por ejemplo, Caso 1), al estirar se genera la serie Caso 2, Caso 3, etc. (Figura 21).

Si el dato que se estira es un día de la semana o un mes del año, mantenemos apretada la tecla Control, se genera una serie que comienza en el número estirado y continúa de uno en uno. (Figura 23)

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Figura 21. Cuando estiramos un dato que termina con un número, se genera una serie que repite el dato incrementando el número.

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Figura 22. Cuando estiramos el nombre de un día de la semana o de un mes del año, se genera la serie de los días o de los meses.

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Figura 23. Cuando estiramos un número cualquiera, manteniendo apretada la tecla Control, se genera una serie que comienza con el número estirado y continúa de uno en uno.

Generando otras series

Los casos de las figuras 21 y 22 podrían resumirse diciendo que cuando estiramos el comienzo de una serie, el puntero continúa con la serie. Hay todavía otro caso más.

La Figura 24 muestra el comienzo de una serie que comienza en cinco y avanza de cinco en cinco. Bien, continuemos esta serie:

1. Seleccionamos, arrastrando el mouse, las dos celdas que contienen el comienzo de la serie a generar.

2. Apoyamos el puntero en la esquina inferior derecha del rango seleccionado para que aparezca el puntero de estirar.

3. Apretamos el botón del mouse y, sin soltarlo, lo bajamos cinco o seis celdas.

4. Soltamos el botón.

figura24.bmp.jpg

Figura 24. Estas dos celdas contienen el comienzo de una serie. El puntero de estirar permite continuarla.

Es decir, es el mismo caso que los anteriores. Solo de alguna manera le tenemos que decir a Excel cómo es la serie que queremos generar. Por eso comenzamos seleccionado dos celdas, para que Excel se dé cuenta de cómo es la serie.

Por ejemplo, si seleccionamos dos celdas que contengan los números 100 y 90, al estirar se generará una serie descendente; 100, 90, 80, 70, etc.

UN SECRETO: ESTIRAR FORMATOS

Hay tiempo para estudiar un último caso. La planilla de la Figura 25 tiene una serie de nombres en la columna A. El primero de ellos ha recibido un formato especial: Negrita y centrado. Si se quiere aplicar este formato al resto de la columna, se lo puede hacer con el puntero de estirar.

figura25.bmp.jpg

Figura 25. En esta serie de nombres, el primero tiene un formato especial. Podemos usar el puntero de estirar para aplicar este formato a los demás nombres.

1. Colocamos el cursor en la celda que contiene el formato a repetir.

2. Apoyamos el puntero de modo que aparezca el puntero de estirar, la cruz fina.

3. Apretamos el botón derecho del mouse y lo mantenemos apretado.

4. Bajamos con el mouse hasta la celda que contiene el último de los nombres de la lista.

5. Si soltamos el botón del mouse. Aparece el menú de la Figura 26. Tomamos la opción Llenar formatos

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Figura 26. Cuando estiramos usando el botón derecho del mouse, aparece este menú con opciones adicionales para la operación de estirar.

Al soltar el botón, el formato de la primera celda se habrá repetido sobre las demás. El menú de la Figura 26 tiene varias opciones. La que dice copiar celdas es equivalente al ejemplo de estirar un dato en general usando el botón izquierdo.

Este menú tiene muchas otras opciones, pero no vamos a detallarlas por el momento. Con las que vimos es suficiente.

EL FORMATO DE LA PLANILLA

Ya estuvimos mirando, un poco superficialmente, las opciones que permiten modificar el aspecto de una planilla. Cuando centrábamos un título o hacíamos aparecer el signo de porcentaje, usábamos las opciones de Formato. En este capítulo vamos a recorrer estas opciones con más detalle.

Las opciones de formato permiten tomar una planilla como la de la Figura 27 y transformarla en la de la Figura 28.

figura27.bmp.jpg

Figura 27. Una planilla "cruda"

figura28.bmp.jpg

Figura 28. La misma planilla de la Figura 27, una vez "maquillada"

LAS OPCIONES DE FORMATO, CELDAS

Comencemos por dibujar las líneas que forman la retícula de la planilla:

1. Seleccionamos el rango donde queremos poner las líneas. En el ejemplo, es el rango A2:E7.

2. Tomamos las opciones Formato, Celdas. Aparece un menú de seis fichas (Figura 29), donde están todas las opciones que podemos cambiar en el rango que acabamos de seleccionar.

3. Hacemos un clic en Bordes. Aparece la ficha de la Figura 30.

4. Hacemos un clic en Aceptar.

figura29.bmp.jpg

Figura 29. El menú con todas las opciones de Formato, Celdas

figura30.bmp.jpg

Figura 30. La ficha Bordes, dentro de Formato, Celdas.

Ahora la planilla debe mostrar las líneas alrededor de la tabla. Para apreciar mejor cómo queda, hacemos un clic en cualquier celda para "despintar" el rango seleccionado.

El método anterior vale para cualquier otro cambio que queramos hacer en el aspecto de la planilla.

Paso a paso

1. Seleccionamos el rango cuyo aspecto queremos cambiar.

2. Tomamos las opciones Formato, Celdas. Aparece el menú de fichas de la Figura 29.

3. Hacemos un clic en la solapa que corresponda a la opciones que queramos cambiar.

4. Modificamos las opciones según nuestros deseos.

5. Hacemos un clic en Aceptar.

Vamos a recorrer entonces cada una de las fichas del menú Formato, Celdas para conocer las opciones que contienen. Más adelante veremos que muchas opciones de formato pueden obtenerse sin pasar por el menú usando los botones de las barras de herramientas o combinaciones de teclas. Pero mas adelante. No nos compliquemos.

EL FORMATO DE LOS NÚMEROS

La primera de las fichas del menú de la Figura 29 sirve para controlar el aspecto de los datos numéricos: la cantidad de decimales, la presencia del signo monetario, estilo de porcentaje, etc. Vamos a ver cómo le ponemos el signo $ a los valores de la planilla de la Figura 27 uniformando, al mismo tiempo, la cantidad de decimales. Entonces:

1. Pintamos (arrastrando el mouse) el rango donde queremos cambiar el formato. En este caso, D3:E7.

2. Tomamos las opciones Formato, Celdas.

3. Del menú de fichas que aparece, elegimos la ficha Número. Aparece la de la Figura 31.

4. En la Categorías, hacemos un clic en Moneda.

5. En Posiciones decimales, indicamos 2 (que, probablemente, será el valor ya indicado).

6. Hacemos un clic en Aceptar.

figura31.bmp.jpg

Figura 31. La ficha Número del menú Formato, Celdas

La ficha de la Figura 31 muestra los distintos formatos numéricos posibles agrupados en categorías. Éstas son las que aparecen en el cuadro izquierdo de la ficha: General, Número, Moneda, Porcentaje, etc. Según qué categoría tengamos seleccionada, aparecerán. A la derecha, opciones adicionales para indicar cantidad de decimales, signo monetario, etc. Conforme vayamos haciendo clic en las distintas categorías y ajustando el formato, el cuadro. Muestra mostrará el nuevo aspecto de los datos seleccionados.

Y así podríamos ponernos a contar cada una de las categorías y sus variantes, pero no tiene mucho sentido. Con un poco de paciencia, no es demasiado difícil entender cómo usar cada una de las opciones. En todo caso, podemos tomarnos un tiempo para probarlas y ver qué es lo que hace cada una de ellas.

Por ejemplo, un caso interesante es el de formatos de hora y fecha. Al hablar de las funciones para el manejo de horas y fechas.

LA ALINEACIÓN

En los primeros ejemplos vimos que, en principio, Excel acomoda los textos contra la izquierda de la celda y los números contra la derecha. Pero esto puede cambiarse actuando sobre otra de las opciones de formato. Para centrar los títulos de la planilla de Figura 27, hacemos así:

1. Seleccionamos (arrastrando el mouse) el rango cuya alineación queremos cambiar. En nuestro caso A2:E2.

2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Alineación (Figura 32).

3. Dentro de Horizontal, descolgamos las opciones y seleccionamos la opción Centrar.

4. Hacemos un clic en Aceptar.

figura32.bmp.jpg

Figura 32. La ficha Alineación de menú Formato, Celdas

Alineación horizontal y vertical

Las opciones de la ficha de la Figura 32 nos permiten cambiar tanto la alineación Horizontal como la Vertical. Esta última sólo tiene sentido cuando la altura de la fila es mayor que la altura de la letra. De lo contrario, no hay "espacio" para ajustar la alineación en vertical.

Tal como se ve en la Figura 32, tenemos la posibilidad de poner títulos en forma oblicua especificando exactamente el ángulo que queremos.

Dos opciones especiales de alineación

La Figura 33 muestra una planilla con dos efectos especiales de alineación:

· El título general está centrado, no respecto de su columna, sino respecto de todo el ancho de la planilla.

· Los títulos de las celdas D2 y E2 están abiertos en dos renglones.

figura33.bmp.jpg

Figura 33. Dos efectos especiales de alineación

Centrar en la selección

¿Cómo hacemos para centrar el título de esta planilla? La opción de centrado que vimos al principio no sirve, ya que no se busca el centrado respecto de la celda, sino respecto de todo el ancho de la planilla. O sea, lo queremos centrado respecto del ancho que va de la columna A a la D. Para eso es la opción Centrar en la selección:

1. Escribimos el título en la primera columna de la izquierda. Ojo con esto. Si el título está en la otra columna, debemos llevarlo a la columna A (por ejemplo, tomándolo con el mouse).

2. Seleccionamos el rango respecto del cual se centrará el título: A1:E1.

3. Tomamos las opciones Formato, Celda y seleccionamos la ficha Alineación. Es la misma ficha de la Figura 32.

4. Dentro de Horizontal, descolgamos las opciones y marcamos Centrar en la Selección.

5. Hacemos un clic en Aceptar.

El nombre de la opción elegida está muy bien: primero seleccionamos un rango y luego centramos el título respecto de ese rango.

AJUSTE DE TEXTO

Los títulos de las celdas D2 y E3 han sido ajustados de modo que su fila se abra en tantos renglones como sea necesario para que entre en el ancho de columna disponible. Para esto se usa la opción Ajustar texto:

1. Seleccionamos la celda (o rango de celdas) donde se quiere lograr este efecto. En el ejemplo, D2: E2.

2. Tomamos las opciones formato, Celda y seleccionamos la ficha Alineación.

3. Marcamos la opción ajustar texto.

4. Hacemos un clic en Aceptar.

 

Con esta opción, evitamos que un título deba ser abreviado para que entre en su columna. En la planilla de la Figura 33, el efecto se completó especificando las opciones Centrar (tanto en horizontal como en vertical) para los títulos del rango A2: C2.

LA TIPOGRAFIA

Una de las fichas del menú Formato, Celdas está especialmente dedicada a todo lo relacionado con la tipografía. Por ejemplo, vamos a poner más grande el título de la planilla de la Figura 27. Para eso:

1. Seleccionamos (arrastrando el mouse) el rango cuya tipografía queremos cambiar. En nuestro caso, basta hacer un clic en la celda A1.

2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Fuente. Aparece la ficha de la Figura 34.

3. En la caja Tamaño de fuente hacemos un clic en 14.

4. Hacemos un clic en Aceptar.

En la ficha Fuente están todas las opciones de tipografía. Usando estas opciones podemos, por ejemplo, poner en Negrita los encabezamientos del rango A2:E2 y la palabra Total de la celda D7 El procedimiento es siempre el mismo.

figura34.bmp.jpg

Figura 34. La ficha fuente del menú Formato, Celdas

BORDES

Ésta es la ficha que usamos al principio para dibujar líneas alrededor de las celdas. Vamos a utilizarla de nuevo para hacer un recuadro grueso rodeando la tabla de la Figura 27:

Cómo dibujar bordes en una celda o rango de celdas

1. Seleccionamos (arrastrando el mouse) el rango donde queremos dibujar los bordes. En nuestro caso, es el rango A2:E7.

2. Tomamos las opciones formato, Celdas y seleccionamos la ficha Bordes. Aparece la ficha de la Figura 35.

3. En Bordes marcamos Contorno. En Estilo marcamos la línea gruesa.

4. Hacemos un clic en Aceptar.

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Figura 35. La ficha bordes del menú Formato, Celdas

Además de dibujar líneas alrededor de una celda, la ficha de la Figura 35 muestra opciones para dibujar líneas cruzando la celda en diagonal. Sólo se usan en casos muy especiales.

En síntesis, el procedimiento es más o menos el mismo, tanto para cambiar el tipo de letra como para dibujar el borde o ajustar la cantidad de decimales de un número.

TRAMAS

Queda muy bien sombrear una celda para destacar su contenido o título, tal y como ocurre con la fila de títulos de la planilla de la Figura 28. Para eso:

Cómo sombrear una fila de títulos

1. Seleccionamos el rango que queremos sombrear. En el caso de la Figura 28, es el rango A2:E2.

2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Tramas. Aparece la ficha de la Figura 36.

3. En color indicamos un gris claro (o algún otro color, según nos guste).

4. Hacemos un clic en Aceptar.

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Figura 36. La ficha del menú Formato, Celdas

La ficha de la Figura 36 permite cambiar el color, pero también el diseño del relleno: rayado, cuadriculado, etc.

ATAJOS DE TECLADO Y BOTONES

Muchas de las opciones de formato que acabamos de ver pueden obtenerse usando los botones de la barra de herramientas (Figura 37) o mediante ciertas combinaciones de teclas. Para conocer el uso de cada botón, apoyamos el puntero en él y aparecerá un cartelito que sugiere lo que el botón hace.

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Figura 37. La barra de herramientas Formato. Contiene botones para aplicar algunos de los formatos que aparecen en el menú Formato, Celdas.

Algunas combinaciones de teclas para formatos son:

Control N: negrita.

Control K: cursiva.

Control S: subrayado.

Control !: dos decimales.

Control #: formato de fecha.

Control $: formato monetario.

PROTECCIÓN DE CELDAS

El menú de Formato, Celdas contiene una sexta fila: Pro-tección. Pero ésta no tiene nada que ver con el aspecto de las celdas.

COPIAR FORMATOS

Una situación muy común consiste en querer aplicar en una celda o rango de celdas el formato de otra u otro. Es lo que se llama copiar formatos. El procedimiento es muy simple:

1. Seleccionar el rango cuyo formato se quiera aplicar en otro.

2. Hacer un clic en el botón Copiar formato (Figura 38). El puntero adoptará la forma de un pincel.

3. Seleccionar el rango al que se le quiera aplicar el formato.

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Figura 38. El botón Copiar formato.

Podemos pensar que al hacer el clic en el botón de la Figura 38, el formato queda "adherido" al puntero. Cuando seleccionamos el segundo rango "soltamos" el formato sobre el.

Cómo copiar un formato

Una vez seleccionado el segundo rango y aplicado el formato, el puntero recupera su forma habitual y "pierde" el formato que llevaba. Si necesitamos aplicar el mismo formato varias veces sobre distintos rangos, hay que conseguir que el puntero retenga el formato tras cada aplicación. Esto se logra haciendo doble clic sobre el botón Copiar formato luego de seleccionar el rango original.

OTRAS OPCIONES

Hay unas cuantas más que podemos hacer para cambiar el aspecto de una planilla que no se manejan a través de la opción Formato, Celdas. Vamos a verlas ahora.

Manejo de filas y columnas

Otra manera de contribuir al aspecto profesional de la planilla es el adecuado manejo de filas y columnas: su tamaño y posición. Insertando (o eliminando) filas y columnas de manera conveniente, la planilla puede hacerse más legible. Lo mismo ocurre con el ancho de las columnas y la altura de las filas.

Cómo se insertan filas y columnas

En la planilla de la figura 39 queremos insertar una columna entre la cantidad y el precio. Entonces:

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Figura 39. En esta planilla vamos a insertar una columna entre la C y la D

1. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la columna D. Las columnas se insertan a la izquierda de la columna actual.

2. Tomamos las opciones Insertar, Columnas. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva columna.

Si fuera el caso de insertar una fila, el procedimiento es similar:

1. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la fila donde se hará la inserción. Las filas se insertan por encima de la fila actual.

2. Tomamos las opciones Insertar, Filas. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva fila.

 

Al hacer la inserción, toda fórmula que hubiera en la planilla ajusta sus referencias de modo de mantener los cálculos inalterables. Esto ocurre independientemente de que hayan referencias relativas o absolutas (el tema de los signos $). Siempre Excel hace las cosas "como es debido".

Inserción de un rango

Los casos anteriores corresponden a la inserción de toda una fila o toda una columna. O de varias, pero siempre completas. También tenemos la posibilidad de insertar un rango de celdas. Eso es lo que se hizo, por ejemplo, en la planilla de la Figura 40. En seguida lo explicamos:

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Figura 40. El efecto de insertar el rango B3:C5 en la planilla de la Figura 39, desplazando las celdas hacia abajo

1. Seleccionamos el rango que queremos insertar.

2. Tomamos las opciones Insertar Celdas. Aparece el cuadro de la Figura 41.

3. Marcamos la opción Desplazar la Celdas hacia abajo.

      4. Hacemos un clic en Aceptar.

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Figura 41. Las opciones de Insertar, Celdas

¿Cómo se entienden las distintas opciones del cuadro de la Figura 41? Las dos últimas están más o menos claras y son equi-valentes a lo ya visto: permiten insertar columnas o filas enteras. Pero en el caso de insertar solamente un rango de celdas, el resto de la columna (o fila) deberá desplazarse hacia la derecha (o hacia abajo). Para esto se usan las dos primeras opciones. El ejemplo visto es el de desplazar las celdas hacia abajo. La Figura 42 muestra el resultado de la inserción de un rango de celdas desplazando las celdas hacia la derecha.

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Figura 42. El efecto de insertar el rango B3:c5 en la planilla de la Figura 39, desplazando las celdas hacia la derecha.

Para insertar varias filas o columnas se pinta previamente un bloque con varias de ellas. En el ejemplo de las Figuras 40 y 42, pintando el rango B3:C5 podemos insertar dos columnas, tres filas o un rango de dos columnas de ancho y tres filas de alto.

Suprimir filas y columnas

También podemos eliminar filas, columnas o rangos. El procedimiento es muy parecido al anterior:

1. Colocamos el cursor en cualquier celda de la fila a eliminar.

2. Tomar las opciones Edición, Eliminar. Aparece el cuadro de la Figura 43.

3. Marcamos Eliminar toda la fila.

4. Hacemos un clic en Aceptar.

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Figura 43. Las opciones de Edición, Eliminar Celdas

Las operaciones de insertar o eliminar filas y columnas pueden hacerse más rápidamente usando ciertas combinaciones de teclas.

Para insertar una fila encima de la actual:

1. Manteniendo apretada la tecla Shift, oprimir la barra es-paciadora. Queda seleccionada la fila actual.

2. Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir el signo +.

Para eliminar la fila actual:

Manteniendo apretada la tecla Shift, oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada la fila actual.

Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir el signo -.

Para insertar una columna a la derecha de la columna actual:

Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir la barra es-paciadora. Queda seleccionada la columna actual.

Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir el signo +.

Para eliminar la fila actual:

Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada la columna actual.

Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir el signo -.

DANDO "MARCHA ATRÁS"

Eliminar filas, columnas o rangos es muy fuerte: no estamos cambiando el aspecto de los datos. Podemos estar eliminando datos si las celdas eliminadas no están vacías. Recordemos que, si nos arrepentimos, podemos volver atrás de varias maneras:

· Tomando las opciones Edición, Deshacer.

· Oprimiendo Control-Z.

Haciendo un clic en el botón de la Figura 44.

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Figura 44. El botón para deshacer el último cambio efectuado sobre la planilla

OCULTAR FILAS O COLUMNAS

A veces queremos eliminar una columna para que no se vea, pero conservando los datos. Esto se llama "ocultar" la columna.

El procedimiento es el siguiente:

1. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la columna a ocultar.

2. Tomamos las opciones Formato, Columnas, Ocultar

Con esto desaparece la columna actual. Pero los datos que contiene siguen estando. La columna solamente está oculta. Y podemos volver a sacarla a la luz.

La historia debería comenzar: "Seleccionamos la columna a mostrar". Pero ¿Cómo seleccionamos, si está oculta? Bien; supongamos que la columna D está oculta:

1. Seleccionamos, arrastrando el mouse, el rango C1:E1. De esta forma, inevitablemente, la columna D quedará incluida en la selección.

2. Tomamos las opciones Formato, Columnas, Mostrar.

El manejo de las filas es similar: usamos Formato, fila, Ocultar o Formato, fila, Mostrar, según el caso.

ANCHO DE COLUMNAS

Otra forma de mejorar el aspecto de una planilla es ajustando el ancho de las columnas. Por ejemplo, en la planilla de la Figura 45, hay que ensanchar la columna A para poder ver bien los nombres y apellidos. Para eso:

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Figura 45. En esta planilla hay que ensanchar la columna A para que se vean todos los nombres y apellidos

1. Nos paramos en cualquier celda de la columna cuyo ancho vamos a cambiar. Por ejemplo, hacemos un clic en A3.

2. Tomamos las opciones Formato, Columna, Ancho. Aparece el cuadro de la Figura 46.

3. Escribimos 20 (el valor del nuevo ancho).

4. Hacemos un clic en Aceptar.

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Figura 46. En esta caja escribimos el nuevo ancho para la columna.

Con este procedimiento se ensancha la columna A, porque es la columna donde se encuentra el cursor. En general, el ancho es aplicado a las columnas que sean seleccionadas.

Otras opciones de ancho para el ancho de columna.

Cuando tomamos las opciones Formato, Columna, aparecen otras opciones. Nos interesan especialmente dos:

·Ajustar la selección: Excel asigna automáticamente el ancho necesario para visualizar todos los datos de esa columna. O sea, elige el ancho del dato más largo de la columna.

·Ancho estándar: restituye el ancho estandar de la planilla.

Cambiando el ancho con el mouse

El ancho de la columna puede ajustarse también con el mouse. Para eso:

1. Llevamos el puntero a la parte superior de la columna, en la zona gris, sobre la separación entre esa columna y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convierte en una doble fecha.

2. Apretamos el botón del mouse y lo mantenemos así.

3. Sin soltar el botón, movemos el puntero hacia la derecha (para ensanchar) o hacia la izquierda (para angostar).

4. Cuando tenemos la columna con el ancho adecuado, soltamos el botón.

 

ALTURA DE FILAS

Así como les podemos cambiar el ancho a las columnas, tam bién podemos modificarles la altura a las filas. El procedimiento es muy similar:

1. Hacemos un clic en cualquier celda de la fila cuya altura se quiera cambiar.

2. Tomamos las opciones Formato, Fila, Alto. Aparece el cuadro de la Figura 47.

3. En el escribimos el valor que le queramos asignar al alto.

4. Hacemos un clic en Aceptar.

figura47.bmp.jpg

Figura 47 En esta caja escribimos el nuevo alto para la fila.

Cambiando la altura con el mouse

1. Llevamos el puntero a la parte izquierda de la fila, en la zona gris, sobre la separación entre esa fila y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convierte en una doble fecha.

2. Apretamos el botón del mouse y lo mantenemos así.

3. Sin soltar el botón, movemos el puntero hacia abajo (para aumentar la altura) o hacia arriba (para reducirla).

4. Cuando tenemos la fila con la altura adecuada, soltamos el botón.

OBSERVACIONES

Hay algunas diferencias a tener en cuenta entre el comportamiento del ancho de columnas y la altura de filas.

Las filas tienen alto automático: cuando agrandamos la letra o utilizamos la opción de ajustar texto, la altura cambia con el fin de hacer lugar para los datos. Pero cuando usamos alguno de los comandos para ajustar el alto a voluntad, se pierde la "automaticidad": la fila conserva el alto indicado, independientemente de los datos que contenga.

ALGUNOS EJEMPLOS

Vamos a ver cómo podemos usar las opciones anteriores para darle un toque especial a nuestro trabajo. Por ejemplo, la planilla de la Figura 48 iene los encabezamientos ajustados para hacerlos más eficaces: se aprovecha mejor el ancho de columna sin perder la legibilidad. Son estas cosas las que demuestran que conocemos los secretos del programa.

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Figura 48. Mediante la opción de rotación del texto ahorramos ancho de columna sin perder legibilidad.

1. Seleccionamos el rango de los títulos. En el ejemplo de la Figura 46, es el rango C2:F2.

      2. Tomamos las opciones Formato, Celdas  y        seleccionamos la ficha Alineación (figura 49)

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Figura 49. La ficha Alineación dentro de Formato, Celdas. En Orientación podemos especificar una inclinación para los textos del rango seleccionado.

3. En Orientación indicamos un ángulo de 70 grados.

4. Seleccionamos luego la ficha Bordes.

5. Indicamos bordes verticales.

6. Hacemos clic en Aceptar.

La altura de la fila de títulos deberá ajustarse automáticamente. No necesitamos usar opciones de altura de fila.

DOBLE TÍTULO

La planilla de la Figura 50 tiene otro efecto interesante. Vamos a ver cómo lograrlo.

figura50.bmp.jpg

Figura 50 Un título muy elegante para una tabla.

Primero escribimos el título:

1. Escribimos la palabra Mes.

2. Oprimimos la tecla Alt junto con Enter.

3. Escribimos Vendedor.

4. Oprimimos Enter.

La combinación Alt Enter separa el título en dos renglones dentro de la misma fila.

Ahora obtenemos la línea diagonal:

1. Con el cursor en la celda del título, tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Bordes.

2. Indicamos una línea diagonal que baje de izquierda a derecha (Figura 51).

3. Indicamos, también, Contorno.

4. Hacemos clic en Aceptar.

figura51.bmp.jpg

Figura 51. Para lograr la línea divisoria en el título de la Figura 50 indicamos una línea diagonal que baja de izquierda a derecha.

Finalmente, tenemos que ajustar un poco el título (insertando algunos espacios antes de la palabra Mes), hasta que quede perfectamente acomodado. Esto se hace en la forma habitual: "editando" el contenido de la celda.

No es casual que nos hayamos detenido tanto en estas opciones de formato. Ahora estamos en condiciones de hacer planillas con un verdadero aspecto profesional.

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